在产品需求变更中产品经理需要掌握的几个技巧

项目立项之后,就进入需求分析阶段,需求变更随之而来。需求的变更是无法避免的,但我们可以通过制定一套规范的需求管理流程,来减少需求变更。需求变更管理是很多公司的通病。

因为对需求变更不重视或管理流程形同虚设,可能造成项目进度延期、成本控制不足、人力资源紧缺,甚至导致整个项目失败。

一、了解需求变更

需求变更是指在项目立项后,对原有的需求进行优化,或追加新的功能或非功能性的需求,均属于需求变更。

以理财平台标的登记为例,我们做了一个为借款人和出借人提供戳合服务的理财平台,其中有一项功能是向合作的资金存管银行申请标的登记。

因银监会公布的《暂行办法》明确规定,同一借款人在同一网贷机构的借款上限为20万元,我们的标的登记接口也要做相应的变更。

需求变更的影响主要有:项目进度、开发资源、成本核算、开发周期、质量风险等。

二、需求变更来源

需求变更的主要来源分为内部来源和外部来源。内部来源包括公司高管、业务部门、产品团队等;外部来源包括政策变化、市场情况、用户反馈等。

以理财平台需求变更为例,内部来源有:为了进一步升级布局网贷生态圈,公司高管会不断调整战略目标或商业模式;为了用户增长和平台创收,业务部会不断更新理财产品或运营活动;为了提高用户体验,产品经理会不断优化产品功能和操作流程。

而外部来源有:基于银监会政策的变化,会清算不良资产和违规业务;基于合规备案的要求,会对接银行存管和接口改造;基于金融办的信息透明化,会接受审计调查和信息披露。

在工作中,如何管理来源众多且复杂的需求变更请求,是每个产品经理需要认真对待和慎重考虑的问题。

我们可以制定《项目变更管理表》来跟踪需求变更。

三、需求变更原因

需求变更贯穿了产品的整个生命周期,需求变更的原因包括:没有确定需求基线,没有细化功能范围,没有明确管理机制。

需求变更的表现形式千差万别,在工作中主要体现在:一是业务部门不明确需求定义导致的变更;二是产品人员未详细理解需求导致的变更;三是公司高层因临时调整业务导致的变更。

四、需求变更控制

大部分公司都有变更管理流程,流程的处理分为以下几个步骤:提交变更、审核变更、执行变更、关闭变更。

一个好的变更处理流程,就是在产品生命周期的分析阶段、实施阶段与验收阶段,有针对性的采取需求控制方式。

1. 分析阶段控制

项目启动后,就会进入需求分析阶段。

在需求分析阶段,有大量需求需要收集、筛选、排序、分析、评审、跟踪和维护,这是需求管理的开始。

在做好产品规划后,首要任务就是明确《产品需求说明书》中定义的功能范围和业务规则。

编写《产品需求说明书》最可怕的就是定义的内容含糊不清或逻辑漏洞百出,导致实施阶段的需求变更。

因此,更有甚者说:好的PRD文档就是能让业务、开发与测试傻瓜式操作,不需要考虑需求未明确的内容。

以理财平台的合规备案的接口整改为例,为了减少需求不明确带来的变更,我们会基于需求采取针对性的措施。

比如项目组的内部需求,我们会采取头脑风暴的形式,召开评审会,对需求进行初审、复审和终审,记录评审过程中的内容,并整理成会议文档。

对需求方的外部需求,我们可以先让其先熟悉业务,再充分沟通业务规则,并双方一起确认输出的原型和需求文档。

2. 实施阶段控制

需求分析阶段结束后,对于临时插队或修改的需求,要走需求变更流程,并让相关负责人邮件或纸质确认。

需求变更申请通过后,需要评估变更可能带来的风险,修改合同、计划、需求等基准文件。

产品经理评估变更需求的合理性,可采用综合变更控制方法。

比如重新变更分析、变更评审、预估人力与计划上线时间、风险评估等,还得同客户多次交流,帮助他们明确需求。

特别强调的是,在Scrum开发中,一定要避免出现业务人员绕过产品经理,直接找开发商量改需求的情况。

因为这样会导致业务、产品、开发三方需求不一致,或带来新的系统问题,又得耗时重新定位需求。

因此必须要求业务人员严格执行Scrum开发中的需求变更管理流程。

3. 验收阶段控制

产品灰度发布时,系统基本主流程走通和数据流正确,并准备提交给业务部验收。

若中间过程出现需求变更,要评估一下变更的代价和对上线的影响,并告知变更之后面临最大的问题就是项目延期。

以理财平台的红包撤回为例,我们计划赶在七夕前上线一个邀请好友投资返现的活动。

在前一晚验收时发现,因为某些客观原因,导致重复发放红包给用户。但红包撤回在银行那边有时效性,只能当天发放的才可以撤回,导致我们在活动上线前,必须增加红包撤回接口的需求。因为活动计划上线时间节点不能改变,我们只好额外协调资源和增加开发人力。

验收阶段的需求变更控制,最重要的一点就是能事先识别变更风险,并采取突发的应对措施,根本目的就是将需求变更的影响降到最小。

五、需求变更存档

在需求变更过程中,对已发布的需求文档建立需求变更日志,管理变更文档,做好变更任务的Checklist,主要方便对需求追本溯源。

变更文档一定要记录在案,方便查询或追责。我一般会通过EXCEL建立需求跟踪矩阵,记录变更原因、变更时间、变更前后的内容、项目负责人、变更状态、完成情况等。

对于产品经理而言,需求变更管理是项目管理过程中很重要的一部分。变更管理是一个闭环过程,确保整个需求变更过程的可控制与可追溯。

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