有这五个方法让产品经理工作效率提升五倍!

今天分享的内容是给身在职场的小伙伴看的,提高工作效率这件事不是一个一目了然的结果,跟“性格”这种东西类似,对个人和对周围的环境是长期互相影响的。

工作效率高的人,一般在职场都是骨干力量、或是技术人才,或是管理者,很多小伙伴可能会困恼,自己明明吃苦耐劳,勤奋听话,努力看书,为什么始终看不到太大的进步。

建议大家坐下来,给自己一个下午的时间,好好反思和整理自己的工作方式方法,是否真的“效率高”。

01 该怎么定义工作效率高

  • 执行的速度快不等于工作效率高;
  • 专业技术好不等于工作效率高;
  • 事事亲力亲为也不等于工作效率高;

工作效率是一个综合评定结果,也是受综合因素影响的,所有的影响因素都可归结为三类,分别是产出成果、有效的时间、可接受的成本。

工作效率= 产出成果/有效的时间*可接受的成本

工作效率的达标可以表示为,在有效的时间范围内,投入可接受的成本,获得预期的成果。

如果用一个达标作为临界点,超过临界点还能称为效率高,比如成果超出预期,一般被评价为水平高,技术大牛;如果有效时间轴内使用的时间短,一般为评价为麻利,动作快,如果动用的资源少,完成的快,目标又达到或超过预期,一般会被竖起大拇指,“干的漂亮,又快又好”。

严格的说,临界点以下不能用效率低来表示,而应该叫任务失败。

02 两个原则、三个步骤提高工作效率

1. 明确目标,确定方向,是讲效率的前提

不知道最终该交付什么,最后十有八九是废了九牛二虎之力结果发现南辕北辙。

明确目标确定方向,第一件要做的是:确定关键要素和优先级,简单说,是成果优先还是时间优先。

(一)成果优先

成果优先,就是交付的结果必须是固定的,比如产品定义后做技术架构,技术架构必须服务于产品,必须满足产品的应用场景和商业模式,这时候交付成果是有明确标准的,所以先明确设计依据是关键,否则极有可能不知从何下手或者多次修改方案仍无法通过,修改的次数多了,可能自己就会被评价为无法胜任。

(二)时间优先

时间优先,往往交付成果不是唯一的,而必须在某个特定的时间点前大成某种“效果”,比如你的甲方,在某个特定的时间参加重要的行业峰会或进行项目汇报,你需要支持他完成汇报,这时候时间优先,不管提供哪种方案,第一要则就是对时间的可控性,这时候完成就比完美重要一百倍。

确定关键要素和优先级后,就明确了一项任务的目标。

目标对了,才有讲效率的前提条件。

2. 计划是提高工作效率的基础

做计划的方法有很多,建议大家灵活运动“SMART原则”。

SMART原则本来是为了企业管理者更好的考核员工制定绩效目标时的参考原则,但其无论在个人制定计划或是制定团队协作任务计划时,强烈建议参考学习。

先看一下每个字母的代表意义:

  • S 代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
  • M 代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
  • A 代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
  • R 代表相关性(Relevant),指绩效指标是与工作的其它目标是相关联的;绩效指标是与本职工作相关联的;
  • T 代表有时限(Time-bound),注重完成绩效指标的特定期限。

考虑到大多数的工作任务其复杂度并不高,这里建议重点关注S、M、T三个原则。

S的简单用法:

S指描述成具体目标,在做任务拆分时,拆分成一个个可独立验收的过程产物,如果最终交付物是S0S0=S1+S2+……Sn。

简单的验证方法方法就是你可以分别用一句话说清楚S1到Sn是什么。

M的简单方法:

一般来说,这些子任务是相互关联的,任务之间有前置关系。

如果可以,最好让下游参与制定上游交付结果的评价指标,比如定义什么是完成,不要自己直接决定,让下游参与制定,同时完成了任务下达,且完成了下游监督上游进度,实现了整个任务链条部分或全部环节的自运转。

T也是关键:

没有完成时间的任务,等于没有下发的任务,推荐大家反复使用5W2H法则。

5W2H分析法又叫七问分析法,是二战中美国陆军兵器修理部首创.对决策和执行非常有帮助,但对大多数人来说,最大的价值在于弥补考虑问题时的疏漏。

  • 每一个时间节点是什么?为什么是这个时间节点?
  • 哪些情况、哪些人可能会影响时间节点?
  • Plan B是什么?
  • ……

通过对一系列问题的自问自答,计划的疏漏会少很多。

不管这项工作任务是自己独立完成还是多人协作完成,制定了合适的执行计划,就有了行动路线图。

3. 执行和控制是提高工作效率的关键

知道要什么,知道怎么做,还只是看似很完美的幻想,

有多少人想要瘦到90斤,制定好了健身计划,每天跑3公里,每周两次力量训练,三餐应该如何吃,制定了完全有能力做到的详细减脂健身计划,可最后成功的多少?

所以关键的关键的关键是执行!

真正的成功是在目标达成前保证一直执行,一直一直执行到底!

比如今天决定减肥,虽然还没有确定长期的阶段目标,至少从明早跑一次步开始。

所以自律这件事情,早训练早受益。工作中有外驱立驱使你行动,如果没有,要想高效,就必要靠自律,靠自驱力来驱使。

交付结果的控制:

前面提到,分解任务时,让上下游形成互驱动,互控制的方式,这是一种相对来说更省力的方式,我在处理工作任务时,一般会直接管理最后的交付者,如果任务很重要,会同时管理其中关键的任务完成人。

节奏或过程的控制:

过程推动一般是采用工作会议的方式,工作会议也要遵循会议目标明确,任务责任人明确,时间节点明确的smrat原则,如果不加以控制,会议就会变成冗长的,无法起到推动效果的乌合大会

 一、 懂得整理需求

效率是先把重要的事情优先排序来完成,好的整理习惯是可以提高效率的。当需求很多的时候是可以通过整理需求有条不紊的进行。只要了解哪些是重要和紧 急的事情,就能轻松的决定先处理什么。这个相当于是做项目管理的事情,要善于管理自己的工作。建议学习佐藤可士和的《整理术》。

 

例如:本周产品经理们提了很多需求:@#¥……&%……&%……

可这样做:

1、列出所有需求

ABCBBD

2、归纳类型

ABBBCD

3、了解份量

A(传输功能设计):总办需求

BBB(图标类设计): 迭代需求,排一起绘制

C(新增界面设计): 迭代需求,需较多时间设计

D(功能宣传图):迭代需求,版本发布的新功能宣传

4、明确期限

假如级别为High、Mid、Low…

A(传输功能设计):总办需求—非常紧急(今天)—High

D(功能宣传图):迭代需求,版本发布的新功能宣传—周三—Mid

C(新增界面设计): 迭代需求,需较多时间设计—本周—Mid

BBB(图标类设计): 迭代需求,需较多时间设计—本周—Low

需求从散到整,从大到小,从繁到简,从紧急到迭代这样去处理就会变得清晰可观。

 

二、要有探究需求真相的精神

可能很多人也曾拿到需求就马上画稿,孰不知是不断重来的经历。表面应付需求是无法解决问题的,要先了解用户或老板的核心诉求,找出诉求的背后真相, 才能够有合适的方案去解决,才能快刀斩乱麻。本质问题得到解决便不会有重复工作量而拖延了本来的交付期限。还有就是有一些需求根本不是需求,比如老板只是 随便几个建议。所以要思于前,行于后。

三、练好刀工才能游刃有余

技能的熟练会提升工作效率。就像切土豆丝,要切成厚薄、细条一致又要快,那是必须有一双好刀手。做图也一样,就像画图标,要好质量的呈现,你明确了所有要注意的细节,绘制的时候会非常快速准确的完成,一步到位。要使车子走得快,就得给轮子勤上油。

四、在高速重复工作中提取模版

模型套用会提升工作效率。在工作中一定会有很多重复式工作,比如标注规范和切图这样必不可少但却繁琐没营养的工作,可以提取模型工具去 套用快速完成。规范标注,可以根据同类窗口、内容统一规范而不要再差异设计和重复标注。切图可以利用软件工具输出,比如slicy或PS插件,这是要善于 把所有图标控件整理成库,规范好命名,便可一键批量切图。还有比如tips弹窗界面,根据目前所有情况,做典型1~2个模版,其他直接套用,之后可不再经过设计,开发根据模版直接实现。

 五、学会聚焦与屏蔽

1)专心致志做事

2)屏蔽干扰消息

早上应该是比较难聚焦做事情的时间段,到办公室第一件事往往不是开始工作。比如没睡醒,各种早上新闻,查看昨天消息等。 工作时被很多信息干扰,群消息,邮件,微信,弹窗广告等,包括自己有事没事的逛微博、各路网站,很容易被外界风吹草动的影响而分心,一天班下来才发现其实 本应该上午就可以完成的工作,还得加班或干脆拖到明天。这都是懒惰病和拖延病,得治。所以要先学会屏蔽杂七八,然后全身心聚焦到工作的内容里,最后你会发 现提前完成了很多工作。聚焦利于把需求思考得深一些,把工作做得精细些,得出的加分项就是完成的质量随高。

六、多任务处理

能够有全神贯注的状态,也能够有“一心多用”的功能。这个要求比较高,我也好难描述。拿一个妇女做例子,她可以一边炒菜一边看管在旁边玩耍的孩子, 一边打电话给闺蜜聊去哪里逛街和去哪里美甲,所以女人是一心多用的高手,灵活性非常高。我也常是一心多用的处理我非常繁多且接踵而来的任务,不然总觉得时 间不够用,或者为了省下后面的事情做些自己想做的事,比如思考、总结,或不用加班。但是建议在做非常繁多、零碎又不需要深度思考的需求时可以使用这招。最 好不要持续这样高度紧张的一心多用,长期只会感觉越来越累,而且打乱节奏,所以要懂得变化各种技巧。

七、敏捷响应

紧急需求时,能够快速响应,敏捷处理。这个时候是最能影响客户方的感受。还有一些几乎每天都会有的临时小小需求和bug,只要是合理的,就去免讨论 部分,快速输出也是可以的。有一次解决的小需求从修改到输出给产品只花了28秒,帅呆了自己惊呆了客户,这就是在日常中慢慢积累的效率好评。

八、拍板与结论的必要性

1)需要一个有力决策的人

2)控制范围并迅速得出结论

一个有力决策的人可以提高工作效率。由于评审层级关系的复杂流程,需求确认要漫长时间是家常便饭,所以如果有机会碰到老大们都在一起,有些事情能抓 住时机沟通和拍定的机会就迅速做。但不一定老大拍板这个事情就一定是对的,有些复杂的事情安排在会议上拿出来大家讨论,但是一定要有靠谱结论,如果没有意 识的控制,没完没了的讨论就是低效率,要善于控制范围、节奏又能迅速总结的人,能提高解决问题的效率。

九、当自己的事情做

只有当作是自己的事情做,意愿才会更强,而且也会有一些自己的想法,想着这件事情是有自己的成绩在里面的,就会更有动力。换位思考,当作是锻炼的机会。

十、保持健康和清醒

健康的身体状态,健康的作息,健康的工作频率是效率的革命前提。关于清醒的办事用歌德的一句话:在今天和明天之间,有一段很长的时间,趁你还有精神的时候,学习迅速地办事。

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