互联网产品经理只用3分钟给领导精准汇报的方法

首先,我想请你猜一猜,你的老板每天会花多少时间在你身上?

你可以估算下,给出一个百分比。

好,我这里给你提供一份数据供参考:

据我之前在咨询公司时候对客户的统计,一个管理者的时间,60%用在业务上,20%花在跟他老板相处和跨部门相处。

所以这样算下来,他只有20%的时间用在下属身上。那假设他有6个下属,摊下来,花在每个人身上的时间就只有3%。

那么你让他在3%的时间里听到、看到什么,决定了你在他心中能够被感知的分量。

职场上有句话,“做得好,不如说得好”,这其实有一定道理,因为老板有时候真的会“眼瞎”,不是能力问题,不是意愿问题,而是他时间精力问题。

所以,做好工作汇报,是对你自己工作负责任的一种表现。那工作汇报一般会有哪些类型呢?

我按照汇报内容的不同,分为三类:

  1. 汇报进度
  2. 汇报成果
  3. 汇报困难

1. 汇报进度

汇报进度,也就是告知对方进度如何。

我刚才说,每个管理者给下属的时间只有3%,所以你必须主动出击,定期向上级汇报工作。

它不仅是一种工作形式,更是你获得老板信任感的重要方法。就像现在的外卖app能够让用户实时掌握动态一样,你的汇报同样能让老板有掌控感,否则就会像等外卖一样,感到焦虑。

工作汇报并不难,最重要是你的心态转变。我们有时候很难接受,觉得老板为什么三天两头问我工作如何了,但想象一下等外卖,其实就可以理解。

汇报是你重要的工作职责之一。就算老板没有强硬规定你何时汇报,你也要在一些关键节点找他谈谈,让他看到你积极主动的状态。

2. 汇报成果

这种汇报往往是在一个项目或一个任务结束后进行。如果做得好,它会是你的职场高光时刻。

很多人在汇报成果时,容易犯的错误是把做过的所有事情的过程都讲一遍,以突显最终实现结果的不容易。

但,这样真的能让老板觉得你很优秀吗?答案是,不会!

电影《穿普拉达的女魔头》里有一句经典台词,时尚杂志总编米兰达听助理安迪汇报工作的时候,无情地打断她说:我对你无能的细节不感兴趣。老板根本不关心你滔滔不绝的细节。

那怎么才能让成果汇报出彩呢?

我的建议是使用关键数据和故事。如果你想让数字更有冲击力,可以考虑使用图表呈现,让信息一目了然。实际上,数据是理性呈现,故事是感性打动,只有理性和感性相结合,才能给人留下深刻印象。

3. 汇报困难

这也是很多人最头疼的一种汇报场景。一方面,和老板说遇到困难,可能显得自己很无能;另一方面,遇到困难和老板求助,要资源又怕遭到拒绝。

其实你不必为此感到困扰,职场不是学校,老板也不是老师,你更加不是一个被考评的学生。工作中遇到困难是必然的,不然要老板做什么呢?

老板的作用就是提供资源,帮助你把事情做好。

但当你真的遇到困难,需要和老板汇报时,也要注意技巧,千万不要直接带着问题去汇报,正确的方式是要带着解决方案去汇报。

这里,你可以采用第二节课提到的“解决问题结构”(What-Why-How):先说存在的问题,再说产生的原因,最后提出你认为可行的解决方案。

注意,这里解决方案最好有2个,要让老板做选择题,而不是填空题,或者判断题。

比如,你策划一场线下活动,但邀请的嘉宾临时有事,极有可能来不了现场,你可以这样汇报:

  1. 老板,这周五的活动嘉宾方面出了点小问题。(问题)
  2. 我按计划邀请了A嘉宾,他也的确答应了。但刚收到微信消息,他说临时有事无法到场。(原因)
  3. 那我觉得嘉宾部分有2种可行解决方案:一、现在去尝试邀请大咖B,代替A嘉宾;二、重新调整活动策划,把涉及到A嘉宾的部分都修改掉。(解决方案)
  4. 您觉得哪个更合适呢?

这样说,已经很好了。如果更进一步,你还可以站在老板的角度,对这两个方案做利弊分析,以帮助老板更好地决策。

比如,你可以继续补充:

  • 方案1的话,临时找,时间上很紧张,需要您出面去邀请。万一他也没有答应,我们就很被动了。
  • 方案2的话,整体变化大,各团队都要同步信息共同应对。时间上看是来得及的。

所以,我建议优先考虑方案1。您觉得呢?”

这样的工作汇报,才是老板真正想听到的。所以,总结一下,汇报困难的表达公式是:问题-原因-解决方案选项-利弊分析。

以上就是3种常见的汇报,在时间紧迫下,讲重点、讲结论、讲老板最想知道的内容,才是这个问题的最优解。

当然,除了把话说清楚,在汇报的过程中,你也要随时关注老板的反应,并调整汇报的节奏。比如,老板有点不耐烦,那就赶紧说主题、说重点;如果老板皱眉,那可以补充一些数据、事例佐证你的观点。

当然,还有一点非常重要,那就是老板的风格!他是简单直接,关注结果的人,还是细致认真,关注细节的人?你可以用心观察一阵子,摸清他的风格,能够让沟通更顺畅。

最近有个朋友找我诉苦,P6,她新转到一个部门半年多,刚去的时候一个人负责整个部门的一些探索型项目,一个人边做调研边做规划边还要推进落地。最近其中一个项目成为了整个部门19年最重要的创收方向,项目本身难度巨大,牵涉的团队巨多,模式巨复杂,又没有任何基础,需要完全从零开始,项目KPI和时间压力又一下子紧张起来。

她扛不住了,但是没有做出成绩,又不知道该不该跟老板要人。最后的结果是,其他项目分拆给其他人负责,她一个人专攻最重要的这个创收项目,等模式验证后可以考虑给她加人。

她遇到的问题是,负责的项目是团队最重要的项目,众所周知项目难度也是极大的,跟老板汇报完,老板敲定要做,而且规定时间必须要上线,但就是不给人,不投入资源。

了解完她的情况,我觉得非常奇怪,项目方向是老板的KPI方向,老板也认定必须要做成,但为什么就不愿意投入资源呢?

我分析,难道是老板对她不够信任,想让她自己先探索和验证一下模式?那也不应该,老板自己最紧迫的KPI方向上,不会放一个不信任的人来做,她最后验证不成的话,老板这段时间也就不好挽回了。后来细聊之后才发现可能是她跟老板汇报工作和争取资源的节奏和方式不对。

跟大家分享一下我的工作观——对待工作要有创业般主人翁的心态,但是具体待人处事要有职业经理人的专业方式。

问题出在哪儿呢?

问题出在她跟她的资源方(老板)没有做好沟通对齐和资源争取。

怎么说呢,我这个朋友吧,她的工作态度和热情是毋庸置疑的,投入度非常高,各种调研和规划都是亲力亲为、事无巨细,业务能力也非常的强,不然也到不了P6。最近几个月,几乎没有休假,一到周末约她出去,她都说要梳理工作,做好规划。我相信她自己梳理得已经非常清楚,也有非常详尽完善的调研、规划和进度把控了。

但是,她做的这一切,可能也就仅限于她,现在加上我,这个过程中没有其他人知道,更没有人去帮助她。项目的成败,最后也会完全取决于她自身的业务水平和资源协调能力。

我的建议是一定要让你自己的项目,得到更多更高阶的人的关注和投入,这样,你项目的成功几率会大很多。你的老板是你最可能也是最应该争取到的高阶人力,所以,跟直接上级,甚至是汇报线上的所有老板做好汇报沟通和资源争取,非常有助于你项目的成功和你自身的提升。

我帮她做的分析:

第一,应不应该要人这个问题

在这个工作岗位上,目前你的唯一目标就是这个项目要做成,那你要做的事情就是动用一切资源和自身能力去达成这个目标。那要更好的达成这个目标,你跳出来分析一下,你一个人累死累活全负责这个项目跟至少再要一个人,你们一起去完成,这两种哪个更有利于目标达成?

她的答案是,还是得有人协助她,她可以抽出时间,做更多的思考,这样能更好的完成项目。然后再说,你这个项目在团队内,是不是优先级最高的项目,如果团队有资源将决定这个项目的成败或者进展,应不应该优先投入?答案,是。

第二,应该怎么去争取人力呢?

其实你老板在这个项目上,跟你的目标是完全一致的,那就是要做成做好。基于一致的目标,其实争取资源的基础就有了,只是在具体操作上还需要一些技巧。

要解决这个问题,我们先来看看应该跟老板保持一个怎样的沟通节奏和沟通目标。

沟通目标上,我觉得有两个层次:一个是事务性汇报,就是将要做的事或者做了的事情清楚明了地定期汇报就行;另一个是思路对齐。

思路对齐非常重要,尤其是中层及以上的同学,越往上,这块的要求就越高,占的精力也越大。那就是要跟你的老板定期汇报你对于自己工作的理解和落地的思路和规划,有些甚至可以讲一下你最近的工作状态和困难疑虑,邀请你的老板跟你一起来解决。

因为通常你的KPI会是你老板的KPI分拆下来的,所以他也会对实现目标有一些思考和规划。如果你不定期汇报,一来,他会认为你不得力,没有帮他分担工作。二来,也比较容易出现你做你的,最后跟他计划的不一样,你白费力气。

所以从工作思路、状态到具体每一步的做法、难点和进展都要按一定频率和节奏跟老板去做汇报和沟通对齐。最好是你自发主动地去保持一定频率的沟通。这样,老板会觉得你非常的积极主动、靠谱放心,也愿意为你投入更多的资源,帮助你去实现自己,完成目标。

我发现,很多同学最容易忽略的就是跟老板对齐工作思路和落地计划,常常他们会自己去想去考虑,琢磨,却很少写出来,然后正儿八经地拿去跟老板沟通对齐。我朋友也提出来,她会认为自己的想法或者方案不成熟、不完美,不敢或者不好意思去找老板聊。

我急的拍大腿,没有完美的员工、没有完美的方案,只有前进中的员工和正在完美的方案。老板对你的能力是全世界最了解的,可能比你自己了解的还客观真实。如果不是,那就是你自己还没做好跟老板的对齐和沟通工作。

所以,你有什么好害羞或者遮掩的呢,一定要自信大胆地展现自己,同步方案,这样才能及时地利用牛逼的老板去帮助自己和项目成长和完善啊。

通常来说,正常的公司和团队都会有一些机制来保证上下级之间的信息对齐。比如说:各种报,日报、周报、月报;然后各种会,日站会、周会、月会、季度会等等。这些现成的机制,有心人是可以好好利用的。

相信有很多同学都对这些机制嗤之以鼻,或者忙的时候就将繁化简,不够重视。仔细分析一下,你会发现一个很有趣的现象,对于一些养老式同学,他们认为,这些不过就是走个形式,千篇一律,这周周报把上周的拿来改改就成啦。

而那一些对于工作特别投入的同学居然也会犯同样的错误,原因可能就是自己已经很投入工作了,这些形式上的东西就无所谓啦,然后不够重视,最后投入产出不成正比,从此一蹶不振,这类同学比比皆是。

我想说的就是,磨刀真的不误砍柴功,而且这些真的是事半功倍最直接的部分了,所以真的要重视起来。不说成为那种天天只会写花哨PPT的表功婊,至少不要让自己因为沟通不够,浪费自己的努力,输给自己都看不起的人。就只是要求自己实事求是地做好应该做的沟通和对齐, 不卑不亢,就事论事地汇报工作,努力成长。

讲完这些原理和思路,我给朋友最直接的建议就是:

  • 首先,将目标拆解后做好的项目调研、计划和进展,有条不紊地跟老板进行定期的同步和请教;
  • 然后客观冷静地跟老板一起分析和讨论,为了更好地达成目标是否应该补充资源。
  • 也可以俏皮可爱地跟老板请教,从他的角度和层级是否有更好的方案和计划。

我相信这样以每天、每周、每月的频率进行沟通和汇报,你的目标和思路会跟老板对的特别齐,遇到困难的时候,争取资源也能水到渠成了。如果早点做这些,我在想,可能她一开始辛辛苦苦经营的其他业务也不会拱手让人,而是招募一些同学在她下面协助她一起做了,这样自己和自己的业务范围和团队才能慢慢壮大起来啊。

 

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